Cuánto le cuesta a tu laboratorio no tener un sistema: haz la cuenta

Cuando un laboratorio evalúa un sistema, la primera pregunta es cuánto cuesta. Es razonable. Pero casi nadie hace la pregunta contraria: cuánto está pagando ya por no tenerlo.

Ese costo no llega en una factura. Está repartido en horas de recepción, en exámenes que se procesaron y no se cobraron, en reactivos que se vencieron en la nevera y en pacientes que se fueron a otro lado sin decir por qué. Como no se ve, parece que no existe.

En este artículo te mostramos cómo calcularlo con los números de tu propio laboratorio.

1. Horas que se van en transcribir

En un laboratorio sin sistema, el mismo dato se escribe varias veces: en el cuaderno de recepción, en la etiqueta del tubo, en la planilla de trabajo, en el Word del informe y en el registro de caja.

Para calcularlo, cronometra durante una semana:

• Cuánto tarda recepción en registrar a un paciente.
• Cuánto tarda el bioanalista en pasar los resultados al informe.
• Cuánto tiempo se dedica al final del día a cuadrar caja y órdenes.

Multiplica por el número de pacientes al mes. Ese es el tiempo que tu personal pasa copiando en lugar de atender o analizar.

2. Exámenes que se procesan y no se cobran

Pasa más de lo que parece: el paciente agrega un examen en la toma, alguien lo anota en el tubo pero no en la factura. O se cobra en bolívares a una tasa vieja. O el convenio de una empresa queda sin facturar porque nadie juntó las órdenes del mes.

Revisa una semana de órdenes contra los cobros. Cada examen procesado sin su pago correspondiente es dinero que salió en reactivo y tiempo, y no volvió.

3. Reactivos vencidos y compras de emergencia

Sin control de inventario, el reactivo se descubre vencido cuando se va a usar, o se acaba un sábado y hay que comprarlo de urgencia, más caro, o rechazar pacientes.

Suma lo que botaste por vencimiento en los últimos tres meses y lo que pagaste de más en compras urgentes. Si no lo sabes, ese ya es un dato.

4. Muestras repetidas

Un tubo mal identificado o una orden traspapelada obliga a llamar al paciente para que vuelva. Cuesta el material, el tiempo del flebotomista y, sobre todo, la confianza del paciente.

5. Pacientes que no vuelven

Es el costo más difícil de medir y el más grande. Un paciente que esperó demasiado, que tuvo que regresar a buscar el resultado en papel o que recibió un informe con un error de transcripción, probablemente elija otro laboratorio la próxima vez. Y no te lo va a decir.

Ejemplo: haz la cuenta

Este es un ejemplo con valores supuestos. Cámbialos por los de tu laboratorio:

Con esos supuestos, el laboratorio dedica más de 100 horas al mes, casi el tiempo completo de una persona, a escribir datos que ya existían. Multiplica esas horas por lo que te cuesta la hora de tu personal y súmale lo que calculaste en exámenes sin cobrar, reactivos vencidos y muestras repetidas.

Ese total es lo que hoy pagas por no tener sistema. Compáralo con la mensualidad de uno.

Qué debe resolver el sistema para que la cuenta dé

No cualquier sistema recupera ese dinero. Para que valga la pena, tiene que:

• Registrar al paciente una sola vez y reutilizar sus datos en cada visita.
• Generar el informe sin transcribir, con firma y verificación de autenticidad.
• Unir orden y pago, para que ningún examen salga sin cobrarse.
• Controlar el inventario de reactivos e insumos, con vencimientos.
• Mostrarte cómo va el laboratorio sin armar reportes a mano.
• Funcionar en la nube, sin depender de una sola computadora.

Cómo te ayuda Vitalixs

Vitalixs es un sistema en la nube hecho para laboratorios clínicos en Venezuela. Registras al paciente una vez, cargas los resultados y el informe sale con firma digitalizada y QR de seguridad para que cualquiera verifique que es auténtico.

Cada orden queda unida a su pago en la caja del día, el inventario te avisa qué reactivos se están acabando o venciendo, y el resumen del laboratorio te muestra cómo va el mes sin abrir una hoja de cálculo. También gestionas a tu personal, puedes vincularte con otros laboratorios que usen Vitalixs y tienes soporte 24/7.

Haz la cuenta con tus números y luego pide una demo: te mostramos el sistema con tus propios exámenes.