Cómo calcular el precio de un examen de laboratorio sin trabajar a pérdida

El precio de un examen se calcula en tres pasos: primero el costo directo por resultado reportable (reactivo, calibradores, controles, consumibles y repeticiones, divididos entre los resultados que de verdad entrega, no entre las pruebas que anuncia el kit); después la parte de los costos fijos que le toca (nómina, alquiler, servicios, sistema y mantenimiento, divididos entre el volumen mensual real); y al final el margen, que se divide, no se suma: precio = costo ÷ (1 − margen). El error más caro es poner el precio sobre el reactivo. En un análisis de costos por actividad de un laboratorio de química clínica, el reactivo explicaba el 14 % del costo por prueba y el personal el 57 %.

¿Por qué el precio del reactivo no es el costo del examen?

Porque es la parte pequeña. Un estudio de costos por actividad sobre 156 pruebas del laboratorio de química clínica del hospital universitario UZ Brussel repartió así el costo por prueba: personal 57 %, servicios de apoyo 23 % y reactivos 14 % (Declerck y col., Clinical Chemistry and Laboratory Medicine, 2021).

Ese 14 % no es su 14 %. Es un hospital universitario belga, con sueldos europeos y reactivo comprado en euros; en un laboratorio venezolano, con reactivo importado en dólares y nómina local, la proporción puede invertirse. Lo que sí se traslada es el orden del problema: el reactivo casi nunca es la partida que decide si un examen deja dinero. El método se copia; el número, no.

Los costos de un examen se agrupan en tres bloques, y conviene no mezclarlos:

La distinción entre los dos primeros importa más de lo que parece: es la razón por la que un perfil de cinco exámenes puede costar menos por examen que los cinco sueltos sin que usted pierda margen.

¿Cómo se calcula el precio de un examen de laboratorio, paso a paso?

Con tres cuentas encadenadas. Las cifras del ejemplo están inventadas para que la cuenta se vea; sustitúyalas por las suyas.

Paso 1 — El costo directo por resultado reportable

El kit dice 500 pruebas. Usted no va a entregar 500 resultados con él. Por el camino se consumen calibraciones, controles diarios, repeticiones y el volumen que caduca después de abrir el vial. El costo real es el kit dividido entre los resultados que factura, no entre los que promete el envase. Es la lógica del costo por resultado reportable: al precio del kit hay que sumarle accesorios, consumibles y calibraciones antes de dividir (Kulshrestha y col., EJIFCC, 2024).

Un mes cualquiera, con un kit de 60,00 USD y 500 determinaciones:

El costo del reactivo por resultado reportable es 60,00 ÷ 400 = 0,15 USD, no 60,00 ÷ 500 = 0,12 USD. Un 25 % más, y ese 25 % estaba saliendo de su margen sin aparecer en ninguna parte.

Las repeticiones son la única línea de esa tabla que usted puede bajar sin cambiar de proveedor, y casi ninguna nace en el analizador: nacen antes, en la fase preanalítica. Una muestra hemolizada que obliga a repetir consume el reactivo dos veces y el consumible dos veces, y la segunda no se le factura a nadie.

Al reactivo se le suma el consumible de la determinación. Con 0,35 USD de punta, copa, tubo, aguja y gel prorrateados:

• Reactivo por resultado reportable: 0,15 USD
• Consumibles de la determinación: 0,35 USD
• Costo directo por examen: 0,50 USD

Paso 2 — La parte de los costos fijos que le toca

Sume todo lo que paga cada mes aunque no entre un solo paciente, y divídalo entre el número de exámenes facturados del mes. Exámenes, no órdenes: una sola orden puede traer seis.

Con 1.000 exámenes facturados al mes: 2.000 ÷ 1.000 = 2,00 USD de costo fijo por examen.

Sume los dos pasos y ya tiene el costo: 0,50 + 2,00 = 2,50 USD. Cinco veces el costo directo, y más de veinte veces los 0,12 USD que sugería el envase del kit.

Paso 3 — El margen se divide, no se suma

Aquí es donde se pierde dinero con la calculadora en la mano. Sumarle un 40 % al costo no da un 40 % de margen:

La fórmula correcta es precio = costo ÷ (1 − margen). Con un costo de 2,50 USD son 3,57 para un margen del 30 %, 4,17 para el 40 % y 5,00 para el 50 %.

¿Qué pasa si el volumen no llega?

Que el precio ya estaba mal el día que lo puso. El costo fijo por examen depende de un número que todavía no ha ocurrido, y esa es la tentación de todo el que arma su primera lista: repartir los 2.000 USD entre el volumen que espera tener y no entre el que tiene.

Si reparte sobre 1.500 exámenes, el costo fijo le da 1,33 y el costo total 1,83. Con la fórmula del 40 % pone el examen a 3,05 USD. Pero si el mes cierra con 1.000 exámenes, su costo real fue 2,50 y su margen fue del 18 %, no del 40 %. Nada falló en la operación: falló la división.

Use el promedio de los últimos tres a seis meses, no la proyección. Y si todavía no tiene historia porque el laboratorio está arrancando, la cuenta que necesita primero no es esta, sino el punto de equilibrio del laboratorio completo.

¿Cómo entran los impuestos y la tasa de cambio en el precio?

Dos cosas que cambian el costo sin que cambie nada dentro del laboratorio.

El impuesto que no se recupera. Cuando el servicio que usted vende está exento de IVA —como suele ocurrir con los servicios médico-asistenciales—, el IVA que paga al comprar reactivos e insumos no se descuenta de nada: se queda dentro del costo. En la práctica, el reactivo le cuesta el precio de factura completo, impuesto incluido, y ese es el número que va en el Paso 1. Si su servicio estuviera gravado, ese mismo impuesto sería crédito fiscal y no formaría parte del costo. La diferencia entre los dos casos es exactamente la alícuota, así que confirme con su contador cuál es el suyo antes de armar la lista: mueve el costo de todos los exámenes a la vez.

La tasa a la que repone, no la del día que compró. Si compra el reactivo en divisas y cobra en bolívares, el costo del Paso 1 hay que llevarlo a la tasa del día en que va a reponer el kit, no a la del día en que lo compró. En el cobro el problema es el contrario: una orden que se crea hoy y se paga dentro de tres días con otra tasa se convierte en un descuento que usted no decidió. La regla es congelar la tasa al crear la orden y sostenerla hasta el pago.

¿Cada cuánto hay que revisar la lista de precios?

Por disparadores, no por calendario. Una revisión anual llega tarde en cualquier economía con inflación, y una mensual sin motivo desgasta al paciente y al personal. Revise cuando ocurra alguno de estos:

• El precio de compra de un reactivo se mueve más de un 10 %.
• Cambia la nómina o entra alguien al equipo.
• El volumen mensual se mueve más de un 20 %, hacia arriba o hacia abajo.
• Entra, sale o se avería un equipo, o cambia su contrato de mantenimiento.
• Firma o pierde un convenio con una empresa o un seguro que paga tarifa fija.

Los dos primeros mueven el costo directo; los otros tres mueven el reparto de los fijos. Son cosas distintas, y conviene saber cuál de las dos se movió antes de tocar la lista.

Los cinco errores que hacen que un examen se venda a pérdida

1. Poner el precio sobre el reactivo. Es la partida más visible y casi nunca la más grande.
2. Dividir el kit entre las pruebas del envase. Los calibradores, los controles, las repeticiones y el volumen vencido salen del mismo kit y no se facturan.
3. Repartir los costos fijos sobre el volumen que espera tener. El margen se evapora sin que nada parezca haber fallado.
4. Confundir recargo con margen. Sumar un 40 % deja un 28,6 %.
5. Copiar la lista del laboratorio de la esquina. Su alquiler, su nómina y su volumen no son los de él: el precio que a él le deja dinero puede dejarle a usted una pérdida en cada examen.

El cálculo se hace una vez; sostenerlo es el trabajo

Hacer esta cuenta con papel un domingo es fácil. El problema aparece al mes siguiente, cuando cambió el precio de dos reactivos y el volumen de tres exámenes, y hay que rehacerla entera.

Las dos cifras que más cuesta conseguir no salen de la memoria: el consumo real de reactivo sale del inventario y el número de exámenes facturados sale de la facturación. Si ya lleva las dos cosas en un sistema, tiene el cálculo medio hecho; si las lleva en cuadernos, empiece por ahí antes que por la lista de precios. En Vitalixs el catálogo de exámenes, el inventario y la facturación viven en el mismo sitio, y el costo del sistema está publicado: esos 50 USD del Paso 2 son los nuestros.