Control de inventario de reactivos: cómo no quedarse sin stock ni botar dinero vencido

Un laboratorio se queda sin reactivos de dos maneras, y las dos cuestan.

La primera es el quiebre: el paciente llega, el examen no se puede procesar, y usted le dice que vuelva la semana que viene. Ese paciente probablemente no vuelve.

La segunda es más silenciosa: la nevera llena de cajas que vencen antes de usarse. Ese dinero ya se gastó, no aparece en ningún reporte, y se descubre el día que alguien revisa las fechas.

Las dos vienen del mismo problema: comprar por sensación en vez de por consumo.

Los cuatro números que necesita por reactivo

No hacen falta sistemas complejos para empezar. Hacen falta cuatro datos por cada reactivo que usa:

1. Consumo promedio diario. Cuánto se consume por día, calculado sobre las últimas cuatro u ocho semanas. No lo estime de memoria: sáquelo del registro de exámenes procesados.

2. Días de reposición. Cuánto tarda el proveedor desde que usted pide hasta que el reactivo está en su nevera. Incluya el tiempo real, no el prometido, y considere que en importación ese plazo varía.

3. Stock de seguridad. El colchón para cuando el proveedor se demora o el consumo sube de golpe. En un mercado con suministro irregular, este número tiene que ser más generoso de lo que recomiendan los manuales.

4. Punto de reorden. Cuándo disparar la compra:

“Punto de reorden = (consumo promedio diario × días de reposición) + stock de seguridad”

Cuando la existencia llega a ese número, se pide. No cuando alguien nota que "queda poquito".

Y el número que conviene mirar a diario es la cobertura:

“Cobertura en días = existencia actual ÷ consumo promedio diario”

Si la cobertura de un reactivo cae por debajo de sus días de reposición, ya está tarde.

FEFO, no FIFO

En almacén general se usa FIFO: primero en entrar, primero en salir. En un laboratorio la regla correcta es FEFO: primero en vencer, primero en salir.

La diferencia importa porque los lotes no llegan ordenados. Un pedido nuevo puede traer un lote con fecha más corta que el que ya tenía en la nevera. Si aplica FIFO, se gasta primero el viejo y el nuevo se vence.

En la práctica: cada caja debe tener la fecha de vencimiento visible sin abrirla, y el orden físico en la nevera se ordena por vencimiento, no por fecha de llegada.

Por qué hay que registrar el lote

Registrar qué lote se está usando parece burocracia hasta el día que la necesita. Tres razones concretas:

Un cambio de lote obliga a revisar el control de calidad. Cuando entra un lote nuevo de reactivo, los límites de control que venía usando dejan de ser válidos: hay que verificar el desempeño y, si corresponde, recalcular su media y su desviación estándar. Lo desarrollamos en reglas de Westgard y control de calidad interno. Si no sabe en qué momento cambió el lote, tampoco sabe a partir de qué corrida se movió el comportamiento del equipo.

Un retiro de producto lo obliga a saber a quién afectó. Si el fabricante retira un lote, la pregunta es qué resultados se emitieron con él. Sin registro, la única respuesta honesta es "no sé".

Una desviación sin explicación suele tener un lote detrás. Cuando los controles empiezan a correrse y nada cambió en el equipo, lo primero que hay que mirar es si entró reactivo nuevo.

Las mermas que nadie contabiliza

El consumo real de un reactivo no es solo el de los exámenes de pacientes. También se va en:

• Controles de calidad, que se corren todos los días
• Calibraciones, cada vez que toca
• Repeticiones por muestra rechazada o resultado dudoso
• Volumen muerto del equipo, lo que queda en el cartucho y no se puede usar
• Vencimiento en uso, cuando un reactivo abierto tiene menos días de estabilidad que los que tarda en consumirse

Ese último es el que más sorprende. Un reactivo con 90 días cerrado puede tener 30 días una vez abierto. Si su volumen no alcanza para gastarlo en 30 días, está comprando una presentación demasiado grande.

Si nunca contabilizó las mermas, su costo por examen está subestimado, y con él el precio que le puso al examen. La forma de calcularlo bien está en cómo fijar el precio de un examen.

La cadena de frío es parte del inventario

Un reactivo mal conservado es un reactivo perdido aunque la caja esté intacta y la fecha vigente.

Tres cosas mínimas:

Registro de temperatura de la nevera, no una mirada ocasional al termómetro. Diario, anotado, con responsable.

Termómetro de máxima y mínima, porque lo que importa no es la temperatura de ahora sino si se salió de rango de madrugada.

Plan para los cortes de luz. Un corte prolongado puede llevarse su inventario completo de reactivos refrigerados, que suele ser la parte más cara. El respaldo eléctrico de la nevera no es opcional, y lo tratamos junto al resto de la continuidad operativa en qué pasa con un laboratorio cuando se va la luz.

Y cuando vuelve la luz después de una interrupción larga: verifique el desempeño con controles antes de procesar pacientes.

Los picos que rompen el cálculo

El punto de reorden funciona con consumo estable. Hay tres situaciones que lo rompen y que conviene anticipar:

Lotes ocupacionales. Treinta o cuarenta trabajadores de una empresa en una mañana consumen en un día lo de una semana normal. Si maneja convenios con empresas, pida la fecha con anticipación y ajuste el pedido antes, no después.

Estacionalidad. Hay épocas del año con más demanda de ciertos perfiles. Mire su propio histórico: el patrón de su zona no es el de un manual.

Ampliación del catálogo. Un examen nuevo trae reactivos nuevos y, casi siempre, una primera compra más grande de lo que el volumen justifica. Antes de agregarlo, calcule si lo va a consumir antes de que venza. La referencia de cómo se agrupa un catálogo está en las áreas y estudios habituales.

Por qué la planilla se queda corta

Una hoja de cálculo puede llevar existencias. Lo que no hace es avisar.

El problema del inventario no es registrar: es que alguien se dé cuenta a tiempo. Una planilla se actualiza cuando alguien se acuerda, no refleja lo que salió esta mañana, y no le dice nada cuando un lote está por vencer. Para cuando se revisa, la decisión ya se tomó sola.

Es el mismo patrón que describimos en por qué el laboratorio deja de caber en Excel: la información existe, pero no llega al momento en que sirve.

Lo que cambia con un sistema es que el descuento de inventario ocurre cuando se procesa el examen, no cuando alguien anota, y que la existencia baja sola contra el consumo real.

Por dónde empezar esta semana

Sin comprar nada y sin cambiar de sistema:

1. Liste sus diez reactivos más caros. No los que más usa: los que más dinero representan. Ahí está el 80 % del riesgo.
2. Para cada uno, calcule el consumo promedio diario de las últimas cuatro semanas.
3. Pregunte a su proveedor el plazo real de reposición.
4. Calcule el punto de reorden con la fórmula de arriba.
5. Revise las fechas de vencimiento de todo lo que tiene hoy y reordene la nevera por FEFO.

El punto 5 suele producir un hallazgo incómodo la primera vez. Ese hallazgo es exactamente el dinero que este trabajo le va a ahorrar el año que viene.

Dónde entra el sistema

Vitalixs incluye administración de inventario de reactivos e insumos junto al resto de la operación, de modo que el consumo queda ligado a los exámenes que realmente se procesaron. Puede ver el detalle en las funciones del sistema.

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